Die Navigation durch RFP- und Ausschreibungsprozesse kann komplex und zeitaufwendig sein. Impact Negotiation Group bietet professionelle Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation gut vorbereitet und optimal für den Erfolg positioniert ist.
Unser Service bietet umfassende Beratung, die Ihnen hilft, Ihre Vorbereitung zu optimieren, eine erfolgreiche Strategie zu entwickeln und die Interaktionen mit potenziellen Kunden zu steuern.
Ob es um neue Geschäfte oder Vertragsverlängerungen geht – unsere maßgeschneiderte Unterstützung verbessert Ihre Chancen, günstige Bedingungen zu sichern und häufige Fallstricke zu vermeiden.
Den RFP Prozess verstehen
Nicht jeder RFP oder jede Ausschreibung ist es wert, ein Angebot abzugeben. Die RFP Bedeutung muss zunächst richtig eingeordnet werden. Lieferanten müssen selektiver vorgehen und nur bei solchen RFPs und Ausschreibungen bieten, bei denen sie glauben, dass sie eine reelle Chance auf den Auftrage haben. Der Grund dafür ist, dass die Erstellung von Angeboten erhebliche Zeit, Mühe und Geld kostet und den Lieferanten wertvolle Informationen liefert, die ihnen bei Benchmarks und anderen Erkenntnissen helfen können.
Was ist ein RFP?
RFP/Tender-Prozesse unterscheiden sich je nach Organisation oder sogar je nach Vertrag. Es gibt E-Auktionen, mehrstufige Ausschreibungen bis hin zu RFPs, die in bilaterale Verhandlungen übergehen. Der Schlüssel liegt darin, den gesamten Prozess zu verstehen, bevor man überhaupt die Erstellung eines Angebots in Erwägung zieht.
Zum Beispiel sind E-Auktionen darauf ausgelegt, den Fokus übermäßig auf den Kostenpreis zu legen und sicherzustellen, dass potenzielle Lieferanten miteinander konkurrieren, um den Preis zu senken. Wenn Sie ein Lieferant sind, der sich auf Qualität konzentriert und einen Premium verlangen kann, müssen Sie verstehen, ob und wie der Qualitätsaspekt im Rahmen des Angebots berücksichtigt wird.
Sie müssen auch verstehen und Klarheit darüber gewinnen, wie viele Runden es im Bieterprozess gibt. Sie möchten nicht Ihr bestes Angebot auf den Tisch legen, wenn noch weitere Runden bevorstehen.
Bedenken Sie, dass jedes Auktionsformat einer Ausschreibung oder eines RFP darauf abzielt, Wettbewerb zu schaffen. Die klare Definition interner Ziele bezüglich der schlechtesten akzeptablen und bestmöglichen Ergebnisse ist der Schlüssel zur Vermeidung des Gewinner-Fluchs.
Wie man mit der Entwicklung eines Angebots beginnt
Ein gutes Angebot beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Der erste Schritt besteht darin, das RFP/Ausschreibungspaket gründlich zu analysieren und anschließend die Wünsche und Bedürfnisse der ausschreibenden Partei zu verstehen, die in vielen Fällen nicht mit dem übereinstimmen, was im RFP/Ausschreibungspaket identifiziert wurde. Viele Einkaufsprofis fallen aufgrund von Zeitdruck in die Falle, bestehende Leistungsbeschreibungen zu kopieren, die möglicherweise nicht vollständig mit den Wünschen ihrer internen Stakeholder übereinstimmen. Das Verständnis dieser Dynamiken und das Stellen der richtigen Fragen werden Ihnen unschätzbare Einblicke liefern.
Zweitens muss eine Bewertung vorgenommen werden, ob sich die Teilnahme an der Ausschreibung überhaupt lohnt. Der Grund dafür ist, dass wenn es bereits einen etablierten Lieferanten gibt, die Übung möglicherweise nur durchgeführt wird, um den Preis mit dem etablierten Anbieter zu senken. Dies führt dazu, dass wertvolle Zeit und Mühe für die Vorbereitung und Einreichung eines Angebots aufgewendet werden, das von vornherein keine Chance auf Erfolg hatte. Durch das Verständnis der Änderungskosten, Machtverhältnisse und Unterschiede zwischen den Angeboten können Sie einschätzen, ob sich das Projekt überhaupt lohnt.
Dann stellt sich die Frage, ob Sie ein konformes Angebot (das genau den in der Ausschreibung festgelegten Spezifikationen und Bedingungen entspricht) oder ein konformes Angebot + alternatives Angebot einreichen, in dem Sie eine alternative Lösung zur Erfüllung der Bedürfnisse des potenziellen Kunden vorschlagen. Kunden haben nicht immer Recht und haben möglicherweise eine ineffiziente oder kostspielige Lösung für ihr Problem spezifiziert. Die Einreichung eines alternativen Angebots kann zu einer Win-Win-Situation für beide Parteien führen.
Ein gutes Angebot versteht auch, wie der Einkauf funktioniert. Der Einkauf ist oft nicht der einzige, der die Angebote prüft, wobei verschiedene Abschnitte des Angebots mit internen Spezialisten geteilt werden, um diesen zu beurteilen. In dem Wissen ist es töricht von Bietern, ein Angebot nicht gemäß der im Angebotspaket definierten Struktur und Layout einzureichen – Sie frustrieren nur den Einkauf (was nicht zu Ihrem Vorteil ist), wenn Sie es anders machen.
Unser RFP & Ausschreibung Support
Bei Impact Negotiation Group verwenden wir einen optimierten und maßgeschneiderten Ansatz, um Sie durch jeden Schritt des RFP/Ausschreibungsprozesses zu führen:
Schritt Eins: Go / No Go
- Chancenbewertung: Wir analysieren das Ausschreibungs-/RFP-Paket und treiben intern den Zielsetzungsprozess voran, um zu bestimmen, ob ein Angebot entwickelt werden muss und definieren die schlechtesten akzeptablen und bestmöglichen Ergebnisse.
Schritt Zwei: Go
- Definition des Umfangs: In Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern stellen wir sicher, dass alle von der Ausschreibung geforderten Informationen erfüllt werden
- Bewertung der Evaluierungskriterien: Die Erstellung von Mock-Bewertungskriterien hilft zu verstehen, wie sich Ihr Angebot im Vergleich zu anderen verhalten könnte.
- Entwicklung des Kommunikationsplans: Das Verständnis, welche Stakeholder für den RFP relevant sind, und das Stellen der richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt ist ein wichtiger Teil der Angebotsphase.
- Entwicklung der Bieterstrategie: Basierend auf dem Ausschreibungsprozess wird eine Bieterstrategie entwickelt, die jede Phase des Ausschreibungsprozesses berücksichtigt.
- Erstellung des ersten Angebots: Wir helfen bei der Erstellung eines klaren und umfassenden Angebots, das die Ausschreibungsanforderungen und potenzielle alternative Angebote berücksichtigt.
- Management der Einreichungen: Wir überwachen den Einreichungsprozess, beantworten Kundenanfragen und stellen sicher, dass alle Dokumente rechtzeitig eingereicht werden.
- Verhandlung und Finalisierung: Wir leiten die Verhandlungen und stellen vor der Vertragsfinalisierung klare Bedingungen und Risikominimierung sicher.
Dieser maßgeschneiderte Prozess gewährleistet ein effektives, strategisches Management Ihrer RFP/Ausschreibungsantwort, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Branchen, die wir unterstützen
Bei Impact Negotiation Group bieten wir maßgeschneiderte RFP/Ausschreibung Support-Dienstleistungen für verschiedene Branchen:
- Konsumgüter / Eigenmarken: Wir unterstützen bei komplexen Ausschreibungen, von Lieferantenverhandlungen bis zum Management von Handelsvereinbarungen im Einzelhandel, und stellen sicher, dass Angebote wettbewerbsfähig und strategisch ausgerichtet sind.
- Pharma: Unser Team hilft bei der Navigation durch Ausschreibungen mit strengen regulatorischen Anforderungen, F&E-Partnerschaften und komplexen Preismodellen und verbessert den Angebotserfolg.
- Professional Services: Ob es um die Beantwortung von RFPs für Vertragsverlängerungen oder um die Bearbeitung von Ausschreibungen für wichtige Dienstleistungen geht – wir stellen sicher, dass Ihre Einreichungen herausragen und mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
- Private Equity: Wir unterstützen Investmentfirmen bei Ausschreibungen für hochkarätige Akquisitionen oder Exit-Strategien und helfen dabei, günstige Bedingungen zu sichern.
- IT Services: Von der Verwaltung komplexer Service-Level-Agreements bis hin zur Verhandlung von Kundenverträgen optimieren wir den RFP-Prozess, um Ihre Gewinnchancen zu maximieren.
- Öl & Gas: Wir bearbeiten hochkarätige Ausschreibungen in einer der komplexesten Branchen und gewährleisten Compliance, Risikominimierung und Kostenkontrolle bei Angeboten.
- Produktion: Wir unterstützen bei Beschaffungsausschreibungen und helfen dabei, den Prozess für ein kosteneffektives Lieferantenmanagement und optimierte Bedingungen für Kundenverträge zu optimieren.
Unser Team bringt tiefgreifende Branchenexpertise ein, um Ihnen bei der Verwaltung des RFP für den Ausschreibungsprozess zu helfen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.
Wen wir unterstützen
Wir unterstützen die Business Development- und Vertriebsteams, die mit der Beantwortung eingehender RFP/Ausschreibungsanfragen beauftragt sind.
Warum ist Impact Negotiation Group der ideale Partner für RFP/Ausschreibung Support?
Impact Negotiation Group ist der ideale Partner für RFP und Ausschreibung Support aufgrund unserer bewährten Methodik und umfassender Branchenexpertise. Unsere Verhandlungsexperten haben sowohl im Einkauf als auch im Vertrieb gearbeitet und verfügen über einzigartige Einblicke in die Handhabung des Bieterprozesses.
Wir passen unseren Ansatz an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation an und sorgen für Klarheit, Struktur und Strategie während des gesamten Prozesses.
Mit einer Erfolgsbilanz von über 1,93 Milliarden Euro an erfolgreichen Abschlüssen bringen wir die Erfahrung und Erkenntnisse mit, die erforderlich sind, um Ihre Angebotsergebnisse zu verbessern, Risiken zu reduzieren und den Wert zu maximieren.
Lassen Sie uns dabei helfen, in mehr Ausschreibungen erfolgreich zu sein und einen nachhaltigen Geschäftserfolg zu erzielen.
