Pensez à votre dernière négociation qui n’a pas répondu à vos attentes. Il y a de fortes chances que des parties prenantes négligées, qu’elles soient internes à votre organisation, partenaires externes ou les deux, aient sapé le processus.
La négociation consiste à parvenir à un accord entre des personnes. Cela signifie que les individus qui influencent le résultat méritent votre attention. Une méthode efficace pour découvrir ces influences est la cartographie des parties prenantes. Cet outil vous aide à identifier les intérêts, les besoins et les priorités de toutes les personnes impliquées.
William Ury, expert renommé en matière de négociation, a un jour fait remarquer:
Les personnes qui ne sont pas à la table des négociations sont tout aussi importantes que celles qui y sont. Vous devez prendre en compte non seulement les négociateurs, mais aussi leurs parties prenantes. Il n’y a pas qu’une seule table, il y en a au moins trois.
Chez Impact Negotiation Group, notre processus commence par une cartographie complète de toutes les parties prenantes concernées, tant internes qu’externes, lorsque nous conseillons nos clients. Nous évaluons l’influence de chaque partie prenante, c’est-à-dire dans quelle mesure elle peut façonner le processus, la périmètre et les critères de la négociation, ainsi que son pouvoir ou sa capacité de décision. Cette analyse nous aide à classer les parties prenantes en différentes catégories :
- Opérateurs : Ces membres de l’équipe préparent le terrain en menant des recherches, en effectuant des analyses, en rédigeant des propositions et en gérant les briefings internes. Ils opèrent dans des limites définies et ont généralement besoin d’une validation de leurs stratégies.
- Influenceurs clés : Ces personnes s’intéressent de près aux aspects commerciaux et à la portée de la négociation. Elles fixent souvent des critères techniques et contribuent à orienter les résultats potentiels.
- Autorités clés : bien qu’ils ne participent pas nécessairement aux négociations quotidiennes, ces personnages ont le pouvoir de décider de certains aspects spécifiques de l’accord, tels que les conditions juridiques ou commerciales, grâce à leurs positions officielles.
- Décideurs : ce sont les signataires finaux qui combinent l’autorité officielle et la responsabilité commerciale. L’ampleur de l’accord détermine souvent la manière dont la prise de décision est déléguée.
N’oubliez pas que votre discussion va bien au-delà des personnes assises à la table des négociations. Les personnes absentes peuvent être tout aussi influentes. Pour avoir une vue d’ensemble, envisagez quelques stratégies :
- Obtenir un accès direct : utilisez vos contacts internes pour entrer en contact avec les parties prenantes externes. Cette approche révèle leurs besoins et leurs priorités, bien qu’elle exige beaucoup de temps, d’efforts et de coordination.
- Discuter du rôle des parties prenantes: Abordez directement le sujet des rôles des différentes parties prenantes avec votre homologue. De telles conversations peuvent mettre en évidence des désalignements internes et révéler qui détient réellement l’influence.
- Poser des questions pertinentes : Posez des questions précises sur les intérêts et les priorités des différentes parties prenantes. Ces questions peuvent révéler des motivations cachées et suggérer des facteurs autres que le prix qui peuvent influencer les décisions.
Une analyse détaillée des parties prenantes externes et internes, et de leurs priorités respectives, présente de nombreux avantages. Elle vous ouvre les yeux sur les nuances complexes de la prise de décision des deux côtés. Vous pourriez même découvrir que votre homologue négocie avec sa propre équipe avec autant de férocité qu’avec vous.
Quels sont donc les avantages de la cartographie des parties prenantes ? Cette analyse vous permet de :
- Élaborez une stratégie de communication solide qui cible à la fois les parties prenantes internes et externes, en déterminant ce qu’il faut partager, avec qui et comment orienter le résultat.
- Évaluez les différents objectifs et priorités des parties prenantes. Par exemple, les objectifs d’un directeur des achats peuvent être très différents de ceux d’un directeur des opérations, ce qui peut potentiellement déclencher des conflits.
- Mettez en place une procédure d’escalade claire pour la négociation et assurez-vous que votre équipe interne la comprend.
Adopter une vision plus large du paysage de la négociation, et reconnaître qu’il existe plusieurs « tables » en jeu, vous aide à élaborer des plans stratégiques et à vous positionner efficacement. Cette perspective plus large vous offre une vue panoramique des discussions, améliorant votre capacité à naviguer avec plus d’habileté dans le processus complexe de la négociation.
Jan Aerts 
