Wenn Sie ein beliebiges Buch über das Thema Verhandlung aufschlagen, werden Sie feststellen, dass der Erfolg von Verhandlungen immer von der Vorbereitung abhängt. In der Regel ist diese Vorbereitung rein taktisch: Es geht darum, Verhandlungsvariablen zu bestimmen, zu entscheiden, wo man eröffnet, welche Zugeständnisse man macht und wie man sich in den Interaktionen mit der anderen Partei verhält.
Diese Denke führt häufig dazu, dass Verhandler erst kurz vor Beginn ihrer Verhandlungen mit der Vorbereitung beginnen. Um den Effekt der Vorbereitung voll auszuschöpfen, muss man viel früher anfangen und mehr als nur taktische Planung berücksichtigen. In diesem Artikel werden verschiedene Aspekte der Vorbereitung im Rahmen einer jährlichen Preiserhöhung beleuchtet.
Zeit
Für die Verhandlungen über Preisanpassungen, die meisten zu Beginn des neuen Jahres durchgeführt werden sollen, empfehlen wir unseren Kunden immer, sechs Monate vor Jahresende (d.h. Juni), spätestens jedoch im Frühsommer mit den Vorbereitungen zu beginnen. Dieses Timing ist entscheidend, da es dem Verhandlungsteam ermöglicht, die andere Partei zu beeinflussen und sich effektiv vorzubereiten. Die meisten Unternehmen beginnen ihren jährlichen Budgetzyklus kurz vor oder nach dem Sommer, so dass eine frühzeitige Vorbereitung es ermöglicht, diesen Budgetzyklus ihrer Kunden zu beeinflussen.
Die frühzeitige Vorbereitung ist von entscheidender Bedeutung, da die Verhandlungen selbst bereits eine Herausforderung darstellen werden. Wenn die andere Partei aufgrund einer unerwarteten Preiserhöhung intern ein neues Budget verhandeln muss, führt dies zu zusätzlichen Komplikationen. Möglicherweise müssen deren Budgets umgeschichtet werden, um Ihre Preiserhöhung zu akzeptieren, oder mehr Budget vom Management angefordert werden, was sie nicht sehr glücklich machen wird. Indem Sie sie lange im Voraus darauf konditionieren, was sie erwartet, geben Sie ihnen die Möglichkeit, diese Probleme im Voraus anzugehen.
Bedenken Sie aber auch, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen leicht austauschbar sind, kann dieser Ansatz ein Risiko darstellen. Daher ist es wichtig, Ihre Machtposition und die Alternativen der anderen Partei sorgfältig zu bewerten.
Segmentierung
Ein frühzeitiger Start ermöglicht eine gründliche Analyse und Segmentierung der Kunden. Sobald die Segmentierung abgeschlossen ist, kann für jedes Segment ein maßgeschneiderter Verhandlungsansatz festgelegt werden. Wir raten unseren Kunden oft, nach den folgenden Elementen zu analysieren und zu segmentieren:
Bedingungen für die Preisanpassungen: Ermitteln Sie, was vertraglich in Bezug auf die Preisanpassungen vereinbart wurde. Im Allgemeinen fällt es in eine von vier Kategorien: einvernehmlich vereinbarte Preisanpassungen, Preisanpassungen nach einem bestimmten Index, Preisanpassungen mit prozentualer Obergrenze oder keine Preisanpassungen erlaubt/definiert. Denken Sie daran, dass alles verhandelt werden kann, auch wenn der Vertrag etwas anderes vorsieht.
Vertragsverlängerung: Wenn ein Vertrag zur Verlängerung ansteht, ist dies eine Gelegenheit, mehr als nur die Preisanpassungen anzugehen. Es ist oft klüger, die Bepreisung auf der Grundlage der Preisgestaltung für einen neuen Kunden anzupassen, als nur einem Index zu folgen (der oft einfach umzusetzen ist).
Vorherige Preisanpassungen: Wenn Sie es geschafft haben, eine höhere Preisanpassung als in den Vorjahren vertraglich zulässig zu erreichen, ist es ratsam, sich im folgenden Jahr an die Vertragsbedingungen zu halten, um das Vertrauen und eine langfristige Beziehung zu erhalten.
Das frühzeitige Verständnis der aktuellen Vereinbarung und der Möglichkeiten in Bezug auf die Preisanpassung ermöglicht eine strategische Planung. Diese Erkenntnisse sollten Teil eines jeden Vertragsmanagementsystems sein und es den Verhandlern ermöglichen, sich der anderen Partei mit einer maßgeschneiderten Strategie zu nähern, die auf die Maximierung der Preisanpassung ausgerichtet ist.
Zielsetzung
Wir treffen häufig auf Klienten, denen es an ausreichenden Daten mangelt, um sich effektiv vorzubereiten. Eine kritische Frage, die wir uns immer stellen, betrifft die Profitabilität / Marge eines Kunden, sei es in Euro oder in Prozent. Überraschenderweise sind diese Informationen oft nicht ohne weiteres verfügbar. Ohne Transparenz über die Profitabilität einzelner Kunden treffen viele Unternehmen Preisanpassungsentscheidungen nach dem Gießkannenprinzip – mit suboptimalen Ergebnissen. Dieses Vorgehen birgt die Gefahr, dass margenstarke Kunden unnötig belastet werden, während margenschwache Kunden unterpreist bleiben. Eine gezielte Preisanpassung, basierend auf Kundenprofitabilität, ist daher kein operatives Detail, sondern ein strategischer Hebel zur Margensteuerung und nachhaltigen Wertgenerierung mit den Bestandskunden
Durch den frühzeitigen Beginn der Vorbereitungen können Bewertungen und Analysen durchgeführt werden, um die Profitabilität der Kunden grob abzuschätzen. Dies ermöglicht es ihnen, einen Bottom-up-Ansatz zur Definition von Preisindexierungszielen zu verfolgen, der sowohl auf das bestmögliche als auch auf das schlechteste akzeptable Ergebnis abzielt.
Sobald das Unternehmen seine allgemeinen Verhandlungsziele umrissen hat, können die Verhandler diese mit ihren individuellen Bewertungen abgleichen, um zu sehen, wie sie sich in die Gesamtstrategie des Unternehmens integrieren lassen. Für Verhandler ist es von Vorteil, ihre eigenen Ziele zu formulieren und ihre Annahmen kritisch zu bewerten.
Erwartungsmanagement und Kommunikationsplanung
Ein früher Start ermöglicht auch eine koordinierte und abgestimmte Kommunikation gegenüber externen Parteien. Zu den wichtigsten Aspekten, die bei der Planung der Kommunikation zu berücksichtigen sind, gehören:
Erwartungsmanagement: Beeinflussen Sie die andere Partei, indem Sie sie frühzeitig über erwartete Preisanpassungen informieren, und idealerweise eine nachvollziehbare Begründung liefern. Dieses Erwartungsmanagement hilft ihnen, Kostensteigerungen in ihrem Budgetierungszyklus zu berücksichtigen, ohne die Verhandlungen vorzeitig zu beginnen.
Fragen und Antworten: Stellen Sie sicher, dass die Begründung für die Preisanpassungen intern abgestimmt ist, um die Konsistenz der Botschaften zu wahren.
Stakeholder-Mapping: Ermitteln Sie, wer mit dem Kunden kommunizieren wird, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter informiert und bereit sind, die möglichen Fragen zur Preisanpassungen konsistent zu beantworten.
Verhandlung ist Kommunikation. Wenn Sie sich die Zeit und Mühe nehmen, alle Aspekte der internen und externen Kommunikation sorgfältig zu planen, wird dies zu einer konsistenten Herangehensweise an den Markt führen und die Verhandler mit der „richtigen“ Antwort auf alle Herausforderungen ausstatten, die ihnen begegnen können.
Macht
Durch den frühzeitigen Beginn der Verhandlungsvorbereitungen können Verhandler eine Machtbewertung durchführen und Strategien entwickeln, um diese zu ihren Gunsten zu beeinflussen. So erfordert beispielsweise die Schaffung einer stärkeren BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) viel Zeit und Mühe, da Verhandler oft mit anderen Parteien zusammenarbeiten müssen, um ihre Alternativen zu validieren.
Ein weiterer oft übersehener Aspekt sind die Stornierungsbedingungen. Viele Verträge enthalten automatische Verlängerungsklauseln, die den Vertrag um ein weiteres Jahr zu denselben Bedingungen verlängern, es sei denn, eine Partei teilt der anderen Partei mit, in der Regel 3 bis 6 Monate im Voraus, dass sie nicht verlängern möchte. Wir sind häufig auf Klienten gestoßen, die dieses wichtige Detail übersehen haben. Nach Ablauf der Kündigungsfrist kann die andere Partei die Vereinbarung rechtlich durchsetzen, wodurch Ihre Verhandlungsposition erheblich geschmälert wird.
Schlussfolgerung
Die jährliche Preisanpassung ist für die meisten Unternehmen eine wiederkehrende Übung. Unserer Erfahrung nach fangen die meisten Organisationen viel zu spät an. Die ideale Zeit für den Start ist vor dem Sommer (Juni). Durch die Segmentierung von Verträgen, die Festlegung von Zielen, die Planung der Kommunikation und die Berücksichtigung von Machtdynamiken sind die Verhandler besser vorbereitet, was zu besseren Verhandlungsergebnissen führt.
Marc Saris 
