Im Jahr 2023 wird die Beschaffung wieder auf Ausschreibungen umgestellt. Sind Sie darauf vorbereitet?
In den vergangenen zwei Jahren gab es Probleme mit Unterbrechungen der Lieferkette, Inflation und Engpässen, die zu höheren Kosten und geringerer Verfügbarkeit von Waren führten.
Infolgedessen zögerten die Abteilungen den Markteintritt hinaus und entschieden sich stattdessen, mit den bestehenden Lieferanten zu verhandeln, da die Chancen für einen Wechsel gering und das Risiko zu hoch waren.
Im Jahr 2023 müssen die Beschaffungsabteilungen jedoch aufgrund von Kostensenkungszielen wieder auf Ausschreibungen zurückgreifen. Der Grund dafür ist einfach! Auf dem Markt herrscht die Auffassung, dass Ausschreibungen zur Erreichung der Kostensenkungsziele beitragen werden.
Die Vertriebsorganisationen müssen sich darauf vorbereiten, indem sie die in den nächsten 12 Monaten auslaufenden Verträge erfassen, regelmäßigen Kontakt zu den Kunden halten und potenzielle neue Kunden identifizieren, die auf den Markt kommen könnten.
Um bei einer wettbewerbsfähigen Anfrage oder Ausschreibung erfolgreich zu sein, sollten Sie diese 8 Schlüsselelemente berücksichtigen, um einen Vorteil zu erzielen.
1. Vermeiden Sie die Ausschreibung, wenn Sie es nicht können, beeinflussen Sie sie
Im Bereich der Beschaffung und des Vertriebs hat sich seit langem gezeigt, dass Ausschreibungen oft ineffiziente und kostspielige Prozesse für alle Beteiligten sind. Trotzdem greifen Beschaffungsabteilungen immer noch regelmäßig auf Ausschreibungen zurück, um Kosten zu senken. Dieser Ansatz ist jedoch fehlgeleitet, da die Kosten für Änderungen und die damit verbundenen Risiken häufig zu suboptimalen Verträgen führen und die erwarteten Einsparungen nur selten realisiert werden.
Ein besserer Ansatz besteht darin, enge Beziehungen zu den Beschaffungspartnern zu pflegen und gemeinsame Verhandlungen zu führen, um den Wert für beide Seiten zu optimieren. Diese Strategie führt nicht nur zu besseren Ergebnissen für alle Beteiligten, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass eine Ausschreibung ganz vermieden werden kann.
Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die Verkaufsabteilungen eine Verhandlungsagenda führen und verfolgen, wann ihre Verträge auslaufen oder wann die Verträge ihrer Konkurrenten auslaufen werden. Da Ausschreibungen in der Regel eine beträchtliche Vorbereitungszeit erfordern, dienen diese Informationen als Indikator dafür, wann die Beschaffungsabteilung mit der Prüfung von Optionen für das Auslaufen des bestehenden Vertrags beginnen wird. Indem man in dieser Zeit auf die Beschaffer zugeht und Gespräche über mögliche Verlängerungen und Optimierungsstrategien führt, kann die Wahrscheinlichkeit, eine Ausschreibung zu vermeiden, erheblich gesteigert werden.
Je näher das Auslaufen eines Kundenvertrags rückt, desto wichtiger ist es für Unternehmen, die verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um ihr Geschäft zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen über ein Budget für kundenorientierte Aktivitäten oder Zeit für die Schaffung von Mehrwert verfügt, ist der Zeitraum von 3 bis 6 Monaten vor dem Auslaufen des Vertrags ideal. Zu diesen wertschöpfenden Aktivitäten können gehören:
– Sitzungen zum Wissensaustausch: Frühstückstreffen oder Sparringssitzungen können die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden verbessern, vor allem wenn es um künftige Produktpläne und F&E-Prozesse geht.
– Öffentliche Empfehlungen und Testimonials: Die Einladung von Kunden, bei Veranstaltungen oder Vorträgen als Empfehlungsgeber oder Testimonials aufzutreten, kann die Kundenbindung deutlich erhöhen. Wenn ein Kunde öffentlich von einem Unternehmen gelobt wird, wird es für ihn schwierig, das Unternehmen zu verlassen.
– Besuche in der Produktionsstätte: Die Einladung an Kunden, die Produktionsstätte des Unternehmens zu besichtigen, kann einen Einblick in die komplexen Prozesse und Investitionen geben, die für die Herstellung von Qualitätsprodukten erforderlich sind. Diese Art der Interaktion kann eine stärkere Verbindung und ein besseres Verständnis zwischen dem Unternehmen und dem Kunden fördern.
In Fällen, in denen ein von der Beschaffung definierter Prozess die Notwendigkeit einer Ausschreibung vorschreibt, können die Vertriebsabteilungen dennoch proaktiv auf den Prozess Einfluss nehmen. Indem sie beispielsweise anbieten, bei der Definition der technischen Anforderungen mitzuwirken, können die Vertriebsabteilungen ihre einzigartigen geschäftlichen Stärken und Wettbewerbsvorteile nutzen, um sich einen strategischen Vorteil im Ausschreibungsverfahren zu verschaffen.
2. Verstehen Sie den Prozess und stellen Sie ihn in Frage
Wenn die Teilnahme an einem Ausschreibungsverfahren unvermeidlich ist, ist eine gründliche Vorbereitung unabdingbar. Um den Erfolg zu sichern, ist es entscheidend, ein umfassendes Verständnis für die Ausschreibungsverfahren zu erlangen. Die folgenden Punkte sollten berücksichtigt werden:
– Gibt es eine Präqualifikationsphase?
– Welche Kanäle stehen für Fragen und Klärungen zur Verfügung?
– Welcher Zeitrahmen ist für die Ausschreibung vorgesehen? Und warum?
– Wird es eine Präsentationskomponente geben?
– Wie viele Ausschreibungsrunden gibt es?
– Wie viele Teilnehmer werden voraussichtlich bieten?
– Welche Auswahlkriterien wurden festgelegt und wie werden sie gewichtet?
– Wie werden die Vorschläge bewertet?
– Welches Format ist für die Einreichung vorgesehen?
– Gibt es eine Möglichkeit für Verhandlungen nach der Einreichung?
Diese Informationen können in den Ausschreibungsunterlagen selbst zu finden sein, aber wenn nicht, können sie durch einen Anruf oder eine E-Mail an die andere Partei erfragt werden. Wenn die andere Partei jedoch nicht antwortet oder es vermeidet, Fragen zu beantworten, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass das Angebot nicht ernst genommen wird. In solchen Fällen lohnt es sich möglicherweise nicht, Zeit und Mühe in die Erstellung des Angebots zu investieren.
In Situationen, in denen die andere Partei absichtlich vage oder unkooperativ ist, ist es wichtig, sie nicht damit davonkommen zu lassen. Der Prozess der Angebotserstellung ist zeitaufwändig, und es ist wichtig, alle notwendigen Informationen zu haben, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Eine klare und direkte Vorgehensweise, z. B. das Versenden einer E-Mail mit spezifischen Fragen, kann eine wirksame Methode sein, um die erforderlichen Informationen zu erhalten.
Nachdem man ein gutes Verständnis erlangt hat, ist es wichtig, Möglichkeiten zur Beeinflussung des Ausschreibungsverfahrens zu ermitteln. Es ist üblich, dass die Ausschreibungen unter Zeitdruck erstellt werden; beantragen Sie eine Verlängerung, um diesen Druck zu mindern. Stellen Sie außerdem die Auswahlkriterien und die damit verbundenen Gewichtungen in Frage. Wenn z. B. Nachhaltigkeit als Priorität angesehen wird, aber nur ein kleiner Prozentsatz der Gesamtgewichtung zugewiesen wird, sprechen Sie dies mit dem Bieter an (wenn es in Ihrem Interesse ist).
Wie machen Sie das? Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat das Potenzial, in der Kategorie Nachhaltigkeit eine hohe Punktzahl zu erreichen, und Recherchen haben ergeben, dass sich das ausschreibende Unternehmen wichtige Nachhaltigkeitsziele gesetzt hat. In den Ausschreibungskriterien wird der Nachhaltigkeit jedoch nur ein geringes Gewicht beigemessen. In diesem Fall sollten Sie sich mit einer überlegten Anfrage an das Unternehmen wenden, z. B.: „Ich habe in Ihren Pressemitteilungen und Ihrem Jahresbericht gelesen, dass Nachhaltigkeit für Ihr Unternehmen eine wichtige Priorität ist. Mir ist jedoch aufgefallen, dass sie in den Ausschreibungskriterien nur eine geringe Gewichtung hat. Könnten Sie diese Diskrepanz bitte aufklären?“ Wenn die Antwort nicht zufriedenstellend ist, kann es notwendig sein, die Angelegenheit zu eskalieren, um das Ungleichgewicht in der Gewichtung zu beseitigen, da dies zu einem günstigeren Ergebnis für Ihr Unternehmen führen kann.
3. Verstehen Sie den Umfang
Bei Ausschreibungen ist häufig zu beobachten, dass die Spezifikationen in einer präskriptiven Art und Weise verfasst sind, die nur wenig Raum für Kreativität und Innovation lässt. Dieser Ansatz wird verfolgt, da er einen leichteren Vergleich der eingegangenen Angebote ermöglicht. Daher ist es unerlässlich, die in der Ausschreibung genannten Anforderungen genau zu verstehen, um kostspielige Missverständnisse zu vermeiden.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es von entscheidender Bedeutung, Einblick in die folgenden Elemente der Ausschreibung zu erhalten:
– Die zu erbringenden Leistungen
– Die Lieferabrufe
– Die Dienstleistungsvereinbarungen (SLAs)
– Die technischen Spezifikationen
– Die Garantiebestimmungen
– Die Abhängigkeiten zwischen den zu erbringenden Leistungen
– Die vom Bieter zu erbringenden Gegenstände/Dienstleistungen
– Die eingegangenen Verbindlichkeiten
– Die verhängten Sanktionen
– Die Zahlungsbedingungen
– Die zugrunde liegenden Rechtsbegriffe.
Annahmen bei Unklarheiten müssen vermieden werden, um sicherzustellen, dass das Angebot mit den Ausschreibungsanforderungen übereinstimmt.
4. Identifizierung von Schwachstellen im Arbeitsumfang
Um potenzielle Diskrepanzen effektiv zu ermitteln und zu bestimmen, ist es unerlässlich, den oben definierten Projektumfang genau zu verstehen und dann festzustellen, wo es Lücken oder Auslassungen gibt.
Nach der Feststellung von Lücken oder Unklarheiten im Auftragsumfang müssen die Auswirkungen dieser Mängel bewertet und die beste Vorgehensweise festgelegt werden. Zu den Optionen kann es gehören, während der Ausschreibung klärende Fragen zu stellen oder potenzielle Unstimmigkeiten zu notieren, um sie später im Rahmen des Änderungsauftrags oder des Forderungsmanagements zu berücksichtigen.
In Fällen, in denen die Gefahr einer Fehlinterpretation besteht, die sich auf das kommerzielle Angebot anderer Parteien auswirken könnte, ist es ratsam, eine Klärung herbeizuführen, um Nachteile zu vermeiden. Besteht andererseits die Möglichkeit, dass nach der Auftragsvergabe eine Änderungsanordnung erforderlich ist, kann es von Vorteil sein, diese Informationen vertraulich zu behandeln und in das Angebot einzubeziehen, wobei zu erwägen ist, eventuelle zusätzliche Kosten durch das Verfahren der Änderungsanordnung wieder hereinzuholen.
5. Erfassung der relevanten Interessengruppen und Entscheidungsträger
Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ist es wichtig, die Rolle der Beschaffung und des letztendlichen Entscheidungsträgers zu verstehen. Die Beschaffung ist ein Unterstützungsmechanismus für die Akteure des Unternehmens, die über das Budget für den Kauf von Waren und Dienstleistungen verfügen. Daher ist es unerlässlich, den letztendlichen Kunden zu identifizieren, denn die Faustregel lautet, dass derjenige, der zahlt, auch entscheidet.
Für die Ausarbeitung eines wirksamen Vorschlags ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Mittelausstattung sowie die Prioritäten und Interessen des Entscheidungsträgers kennen. Wenn Sie diese Informationen kennen, können Sie Ihren Vorschlag auf die spezifischen Bedürfnisse und Anliegen des Entscheidungsträgers abstimmen.
Der Aufbau von Beziehungen zu Entscheidungsträgern ist ein entscheidender Aspekt des Ausschreibungsverfahrens, sofern dies möglich ist. Der Aufbau einer positiven Beziehung zu den Entscheidungsträgern kann deren Wahrnehmung Ihres Angebots und letztlich auch dessen Einstufung erheblich beeinflussen. Menschen neigen dazu, Geschäfte mit Personen zu machen, die sie mögen, und der Aufbau einer Beziehung zum Entscheidungsträger kann die Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis erhöhen.
Die Identifizierung des letztendlichen Entscheidungsträgers und das Verständnis seiner Prioritäten und Interessen sind entscheidend für die effektive Durchführung des Ausschreibungsverfahrens. Der Aufbau von Beziehungen zu Entscheidungsträgern kann sich erheblich auf die Einstufung Ihres Angebots auswirken und ist daher eine wertvolle Investition von Zeit und Mühe.
Worauf sollten Sie also achten? Die Identifizierung und Zuordnung von Entscheidungsträgern ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg. Dieser Prozess ist jedoch dynamisch und unterliegt Veränderungen, da es in Unternehmen und Betrieben zu personellen Veränderungen kommt. Daher sollte das Auftreten eines neuen Entscheidungsträgers zum Thema Vertrieb als ein wesentlicher Faktor betrachtet werden.
Um Zugang zu diesen Entscheidungsträgern zu erhalten, empfiehlt es sich, direkte Ansprechpartner oder Kollegen zu befragen, die an den Geschäftsvorgängen mit dem Kunden beteiligt sind. Sobald diese identifiziert sind, ist es ideal, den eigenen Entscheidungsträger dem Gegenüber vorzustellen und ein so genanntes Top-to-Top-Meeting zu etablieren. Dies kann durch einen strategischen Ansatz erreicht werden, z. B. indem man den Wert des eigenen Entscheidungsträgers (z. B. eine hochrangige Führungskraft mit beträchtlichen Einnahmen) herausstellt und anbietet, ihn mit einer ähnlichen Ebene im Unternehmen des Kunden zusammenzubringen.
Bei neuen Kunden kann die Identifizierung der Entscheidungsträger durch Fragen wie „Wer ist letztendlich für die endgültige Entscheidung verantwortlich?“ und anschließende szenariobasierte Fragen zur Einschätzung des Entscheidungsprozesses erfolgen. Sobald die Namen bekannt sind, kann eine Erklärung oder eine Frage mit der Bitte um ein Treffen mit einem leitenden Angestellten auf der Seite des Kunden von der eigenen hochrangigen Führungskraft verwendet werden, um Zugang zu erhalten.
Es ist wichtig zu wissen, dass Entscheidungsträger dazu neigen, sich mit anderen Entscheidungsträgern zusammenzuschließen, was sie zu einem potenziellen Verhandlungsinstrument macht, wenn sie richtig eingesetzt werden.
6. Seien Sie präzise und prägnant
Bei der Einreichung von Angeboten ist es von entscheidender Bedeutung, auf die vorgelegten Informationen zu achten. Eine Überfrachtung des Angebots mit zu vielen Details erhöht nicht nur das Risiko, zu viele Informationen zu liefern, sondern kann auch die Bewerter frustrieren. Die Bewerter haben oft die Aufgabe, mehrere Angebote zu prüfen, und ein Übermaß an unaufgeforderten Informationen in einem eingereichten Angebot erhöht nur die Arbeitsbelastung bei der Prüfung.
Außerdem ist es wichtig, das in den Ausschreibungsrichtlinien vorgegebene Format einzuhalten. Angebotsevaluierungen werden häufig als Teamarbeit durchgeführt, wobei einzelne Personen mit der Prüfung bestimmter Abschnitte jedes Angebots betraut werden (z. B. Nachhaltigkeit, Technik usw.). Die Nichteinhaltung des vorgegebenen Formats kann die Aufgabe der Bewerter erschweren, was den Interessen des Bieters zuwiderlaufen kann.
Seien Sie daher sparsam bei der Präsentation von Informationen. Ein Übermaß an Informationen kann bei künftigen Verhandlungen gegen den Bieter verwendet werden. Außerdem haben die Bewerter die Möglichkeit, etwaige Unklarheiten zu klären, so dass es nicht notwendig ist, zu viele Informationen zu geben. Das Sprichwort „weniger ist mehr“ trifft im Zusammenhang mit der Einreichung von Angeboten oft zu.
7. Es handelt sich nicht um einen Wettbewerb
Viele Bieter tappen in die Falle, den Ausschreibungsprozess als einen Wettbewerb zu betrachten, bei dem es darum geht, das Projekt um jeden Preis zu gewinnen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass eine Ausschreibung lediglich eine Verhandlung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer ist, die auf eine bestimmte Art und Weise strukturiert ist. Die ausschreibende Partei nutzt den Wettbewerbsaspekt, um die Preise zu drücken, was bei standardisierten Produkten und Angeboten effektiv ist. Dies ist bei standardisierten Produkten und Angeboten wirksam, verliert jedoch an Wirkung, wenn die Angebote komplexer werden.
Wenn Bieter um den Zuschlag für ein Projekt konkurrieren, laufen sie Gefahr, gegen sich selbst zu konkurrieren und mehr nachzugeben als nötig, um sich den Auftrag zu sichern. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einen klaren Verhandlungsplan zu haben und sich an diesen zu halten. Es ist auch hilfreich zu wissen, ob es nach der Angebotsabgabe weitere Verhandlungsrunden geben wird. In solchen Fällen sollte das Angebot als erster Vorschlag und nicht als endgültiges Angebot betrachtet werden.
Um dieses Risiko zu überwinden, sollten Sie einen klaren Angebotsplan mit Eröffnungsangeboten und bedingten Zugeständnissen ausarbeiten, sicherstellen, dass die wichtigsten internen Interessengruppen mitziehen und sich an den Plan halten. Auch wenn die ausschreibende Partei behauptet, Sie seien bei den kommerziellen Angeboten überboten worden. Denken Sie daran, dass nicht immer das niedrigste kommerzielle Angebot den Zuschlag erhält, sondern dass das Verfahren darauf abzielt, Sie zu Ihrem niedrigsten akzeptablen Ergebnis zu drängen.
8. Einreichen mehrerer gleichwertiger gleichzeitiger Angebote (MESOs)
Bei der Einreichung eines Angebots ist es wichtig, daran zu denken, dass die in dem Dokument aufgeführten Spezifikationen und Anforderungen nicht unbedingt das widerspiegeln, was der Endkunde wirklich braucht. Es ist zwar wichtig, ein konformes Angebot vorzulegen, das die beschriebenen Anforderungen erfüllt und einen Vergleich mit anderen Angeboten ermöglicht, aber es kann auch von Vorteil sein, ein alternatives Angebot vorzulegen, das sich auf das konzentriert, was der Kunde Ihrer Meinung nach wirklich braucht. Wenn die Ausschreibung es zulässt, könnten Sie sogar in Erwägung ziehen, mehrere Alternativangebote zu unterbreiten, um festzustellen, was der Kunde wirklich für wichtig hält. Untersuchungen von Victoria Husted Medvec und Adam D. Galinsky von der Northwestern University Research haben ergeben, dass Verhandlungsführer, die MESOs vorlegen, ihre Chancen auf eine Einigung erhöhen und die Zufriedenheit der anderen Seite steigern.
Dies geschieht am besten, indem Sie das Angebot leicht verändern, indem Sie z. B. den Preis und die Qualität oder das Rezept und die Qualität oder das Startdatum und den Preis oder die Zahlungsbedingungen und die Vorlaufzeiten oder andere Variablen oder Kombinationen von Variablen, die Sie anpassen können, verändern. Im Grunde genommen machen Sie ein Angebot, das für Sie vom Wert her gleich aussieht, bei dem aber einige Variablen angepasst wurden, damit es für die andere Partei wie ein anderes Paket aussieht.
Es ist wichtig, den Ausschreibungsprozess mit einer strategischen Denkweise anzugehen und zu verstehen, dass die ausschreibende Partei von einem wettbewerbsorientierten Umfeld profitieren kann, aber auch, dass dies nicht immer zum besten Ergebnis für alle beteiligten Parteien führt. Indem Sie sowohl ein konformes als auch ein nicht-konformes Angebot einreichen, positionieren Sie sich, um einen sinnvollen Dialog mit dem Endkunden zu führen und potenziell Möglichkeiten für für beide Seiten vorteilhafte Ergebnisse zu identifizieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ausschreibungen oft ein zeitaufwändiger und frustrierender Aspekt der Beschaffung sind. Es ist jedoch wichtig, den Ausschreibungsprozess zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie das bestmögliche Angebot für Ihr Unternehmen erhalten. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Tipps befolgen, können Sie den Ausschreibungsprozess leichter bewältigen, mehr Kontrolle ausüben und sich besser für den Erfolg positionieren. Denken Sie daran, die Rolle des Beschaffungswesens im Auge zu behalten, die Prioritäten und Interessen der Entscheidungsträger zu verstehen, den Fehler zu vermeiden, Ihr Angebot mit unnötigen Informationen zu überfrachten, einen klaren Verhandlungsplan aufzustellen und sowohl ein konformes als auch ein nicht konformes Angebot zu unterbreiten. Wenn Sie auf diese Weise an Ausschreibungen herangehen, können Sie Ihre Ergebnisse optimieren und die mit dem Ausschreibungsprozess verbundene Frustration minimieren.
Jan Aerts 
