Cursussen en trainingen in onderhandelen

Niet zeker hoe wij uw onderhandelingsstrategie kunnen ondersteunen?

Plan een gratis kennismakingsgesprek

Het begrijpen van het RFP Tenderproces

Niet alle RFP’s of tenders zijn de moeite waard om op in te schrijven. Leveranciers moeten selectiever zijn en alleen bieden op RFP’s en tenders waarvan ze geloven dat ze een reële kans hebben om te winnen. De reden hiervoor is dat het veel tijd, moeite en geld kost om proposals voor te bereiden en om waardevolle informatie aan te leveren die concurrenten kunnen helpen bij benchmarks en andere inzichten. Het is daarom van cruciaal belang om het request for proposal-proces volledig te begrijpen voordat u overweegt een proposal in te dienen.

RFP-tenderprocessen verschillen per organisatie of zelfs per contract. Er zijn e-veilingprocedures, meerfasetenders, en RFP-proposals die overgaan in bilaterale onderhandelingen. Het is belangrijk om het volledige proces te begrijpen voordat u een proposal indient, aangezien dit u belangrijke inzichten geeft in wat de potentiële klant zoekt.

Bijvoorbeeld, e-auctions  zijn gericht op kostenverlaging en zorgen ervoor dat leveranciers met elkaar concurreren om de prijs te verlagen. Als u een leverancier bent die zich richt op kwaliteit en een premium rekent, moet u begrijpen hoe het kwaliteitselement wordt meegenomen in het bod.

Daarnaast moet u duidelijkheid verkrijgen over het aantal ronden in het biedproces. U wilt immers niet uw beste bod op tafel leggen als er nog meer ronden volgen.

Vergeet niet dat elke veilingprocedure of RFP een competitie creëert. Het duidelijk definiëren van interne doelen voor de slechtst acceptabele en best mogelijke uitkomsten is essentieel om de winnaar’s vloek te vermijden.

Hoe begint u met het ontwikkelen van een proposal?

Een goed proposal begint met een grondige voorbereiding. De eerste stap is het analyseren van het RFP/Tender-pakket en vervolgens het begrijpen van de wensen van de partij die de request for proposal heeft uitgegeven. In veel gevallen komen deze niet volledig overeen met wat er in het RFP-pakket is vermeld. 

Veel inkoopprofessionals maken de fout om bestaande werkomschrijvingen te kopiëren en te plakken vanwege tijdsdruk, wat mogelijk niet volledig aansluit op de wensen van hun interne belanghebbenden. Het begrijpen van deze dynamiek en het stellen van de juiste vragen zal u waardevolle inzichten verschaffen.

Ten tweede moet u beoordelen of de RFP/Tender de moeite waard is om op in te schrijven. Als er al een bestaande leverancier is, kan het alleen een manier zijn om de prijs te verlagen. Dit kan resulteren in waardevolle tijd en moeite die wordt besteed aan een bod dat vanaf het begin geen kans van slagen had. Door de kosten van verandering, machtsdynamiek en verschillen tussen aanbiedingen te begrijpen, kunt u beoordelen of het project de moeite waard is om op te bieden.

Daarna komt de vraag of u een conform bod wilt indienen (dat precies voldoet aan de specificaties en voorwaarden zoals uiteengezet in de tender) of een conform bod + alternatief bod waarin u een alternatieve oplossing voorstelt om te voldoen aan de behoeften van de potentiële klant.

Een goed proposal houdt ook rekening met hoe inkoop werkt. Inkoopafdelingen zijn vaak niet de enigen die biedingen beoordelen. Verschillende secties van het proposal worden door interne specialisten beoordeeld. Wetende dat het onverstandig is om een bod in te dienen dat niet aan de structuur en indeling voldoet zoals beschreven in het request for proposal-pakket, kunt u onnodige frustraties bij de inkoopafdeling voorkomen.

Ons RFP/Tender Ondersteuningsproces

Bij Impact Negotiation Group hanteren we een gestroomlijnde en op maat gemaakte aanpak om u door elke stap van het RFP/Tender-proces te begeleiden:

Stap één: Go / No Go

• Kansen beoordelen: Wij analyseren het Tender / RFP-pakket en drijven intern het doelstellingsproces aan om te bepalen of een bod moet worden ontwikkeld en wat de slechtst acceptabele en best mogelijke uitkomsten zijn.

Stap twee: Go

• Scope definiëren: In samenwerking met interne belanghebbenden zorgen we ervoor dat aan alle vereisten van de tender wordt voldaan.
• Evaluatiecriteria beoordelen: Het opstellen van een mock evaluatiecriterium helpt om te begrijpen hoe uw bod zich kan verhouden tot dat van anderen.
• Communicatieplan ontwikkelen: Begrijpen welke belanghebbenden relevant zijn voor de RFP en op het juiste moment de juiste vragen stellen is een essentieel onderdeel van het voorstelproces.
• Bodstrategie ontwikkelen: Op basis van het tenderproces ontwikkelen we een bodstrategie die rekening houdt met alle fasen van het proces.
• Eerste proposal opstellen: Wij helpen bij het opstellen van een duidelijk en volledig proposal dat aan de eisen voldoet, inclusief eventuele alternatieve biedingen.
• Beheer van indieningen: Wij houden toezicht op het indieningsproces, beantwoorden vragen van de klant en zorgen ervoor dat alle documenten tijdig worden ingediend.
• Onderhandelingen en afronding: Wij begeleiden de onderhandelingen, zorgen voor duidelijke voorwaarden en risicovermijding voordat het contract wordt afgerond.

Dit op maat gemaakte proces zorgt voor effectief, strategisch beheer van uw RFP/Tender-reactie en levert optimale resultaten op.

Industrieën die wij ondersteunen

Bij Impact Negotiation Group bieden we op maat gemaakte RFP/Tender-ondersteuning voor diverse industrieën:

• FMCG / Huismerken: Wij helpen bij complexe tenders, van leveranciersonderhandelingen tot het beheren van retailhandelsakkoorden.
• Pharma: Navigeren door tenders met strikte regelgeving, R&D-partnerschappen en complexe prijsmodellen.
• Professionele diensten: Wij zorgen ervoor dat uw request for proposal voor contractverlengingen en belangrijke diensten opvalt en in lijn is met de bedrijfsdoelstellingen.
• Private Equity: Ondersteuning bij acquisities en exit-strategieën.
• IT Services: Beheer van complexe serviceovereenkomsten en klantcontracten.
• Olie & Gas: Begeleiding van kritieke, complexe tenders in een van de meest uitdagende industrieën.
• Productie: Optimaliseren van procurement tenders voor kostenbesparing en klantencontracten.

Wie wij ondersteunen

Wij ondersteunen business development en salesteams bij het beantwoorden van binnenkomende RFP/Tender-verzoeken.

Waarom is Impact Negotiation Group de ideale partner voor RFP/Tender ondersteuning?

Impact Negotiation Group is de ideale partner voor RFP- en tenderondersteuning vanwege onze bewezen methodologie en diepe industrie-expertise. Onze experts in onderhandelingsadvies hebben zowel in inkoop als verkoop gewerkt, wat hen unieke inzichten geeft in hoe het biedingsproces moet worden beheerd.

Met een trackrecord van meer dan €1,93 miljard aan ondersteunde deals, brengen wij de ervaring en inzichten die nodig zijn om uw resultaten te verbeteren en risico’s te verminderen.

Laat ons u helpen bij het veiligstellen van succesvolle tenders en langdurig zakelijk succes te behalen.