Onderhandelingen zijn meer dan alleen wat er aan tafel gebeurt. Succes komt vaak voort uit het werk dat al gedaan is voordat een vergadering begint. Dit is waar “preconditionering” om de hoek komt kijken. Het is een strategie om de standpunten, verwachtingen en bereidheid van de andere partij om tot een overeenkomst te komen zachtjes vorm te geven. Laten we eens kijken hoe geduld, inzicht in de belangrijkste spelers, een goed doordacht plan en de vaardigheid om invloed uit te oefenen de basis kunnen vormen voor een succesvolle onderhandeling.
Tijd en geduld
Zie preconditionering als het langzaam koken van een maaltijd in plaats van snel grillen. Het kost veel tijd om het goed te doen. Als je je haast of te vroeg begint, zal de andere kant doorhebben wat je aan het doen bent. Het is net als voorbereiden op een marathon; je moet trainen en er in de loop van de tijd naar toe werken. Door met klanten te werken, heb ik geleerd dat het wel 18 maanden kan duren om de juiste basis te leggen. Dit lijkt misschien lang, maar het bewijst hoe je door jezelf genoeg tijd te geven, de voorbereiding wonderen kan doen.
De belangrijkste spelers identificeren
Om een succesvol preconditioneringsplan op te zetten, moet je eerst weten met wie je te maken hebt. Dit betekent dat u niet alleen de belangrijkste besluitvormers moet achterhalen, maar ook degenen die invloed op hen hebben. Denk aan alle betrokkenen, inclusief adviseurs of collega’s die misschien niet de uiteindelijke beslissing nemen, maar wel veel invloed hebben. Door dit netwerk te begrijpen, kun je je inspanningen richten op het positief beïnvloeden van de uitkomst van de onderhandeling, zelfs voordat deze officieel begint.
Je doelwit kennen
Het creëren van een goede preconditioneringsstrategie betekent dat je de andere partij echt moet begrijpen. Je moet voorspellen hoe ze zullen reageren om ervoor te zorgen dat je aanpak in jouw voordeel werkt. Het gaat om het kiezen van het juiste moment om te handelen of te pauzeren, gebaseerd op wat er in hun wereld gebeurt. Het is ook slim om te zien hoe verschillende mensen op je berichten reageren, zodat je je aanpak kunt aanpassen en negatieve verrassingen kunt voorkomen.
Wie moet voorconditioneren?
Het begrip autoriteit speelt een centrale rol bij het vergroten van het effect van preconditioneringsinspanningen. Mensen hebben de neiging om de leiding te volgen van degenen die ze zien als autoriteitsfiguren of experts op een bepaald gebied. Om gebruik te maken van dit inherente respect voor autoriteit, kan preconditionering ofwel direct worden uitgevoerd, door de gezaghebbende figuur binnen uw eigen bedrijf te identificeren (bijv. senior leiders zoals CEO, CFO, CIO), of indirect, door gebruik te maken van een derde deskundige die wordt erkend als een autoriteit op een specifiek gebied. Het inschakelen van externe onderhandelingsondersteuning in deze rol kan de geloofwaardigheid – en daarmee de impact – van uw boodschap aanzienlijk versterken. Deze strategische benadering van preconditionering, gebruikmakend van de kracht van autoriteit, kan de effectiviteit van uw communicatie- en onderhandelingsstrategieën aanzienlijk versterken.
Voorbeeld in de farmaceutische sector: In ons werk binnen de farmaceutische sector hebben we de krachtige strategie van het gebruik van autoriteit aangeboord om de inspanningen op het gebied van preconditionering te beïnvloeden, met name ter ondersteuning van het doel van een klant om contracten te vernieuwen en gunstiger commerciële voorwaarden te bedingen. De klant had ontdekt dat hun medicatie aanzienlijke voordelen bood aan een breder scala van patiëntengroepen dan voorheen werd erkend, voordelen die niet volledig werden gecompenseerd door verzekeraars en overheidsinstanties. Om dit perspectief uit te dagen en te veranderen, gingen we strategisch in gesprek met gezaghebbende figuren in het medische veld – gerenommeerde onderzoekers en artsen die deze aandoeningen behandelen. Door deze experts een platform te geven om de uitgebreide voordelen van het medicijn te benadrukken, ruim voor het begin van de onderhandelingen, die negen maanden eerder begonnen, konden we de positie van onze klant aan de onderhandelingstafel aanzienlijk versterken.
Deze weloverwogen strategie wierp zijn vruchten af en versterkte niet alleen het argument van onze klant voor een hogere vergoeding voor het gebruik van het geneesmiddel in een breder patiëntenbestand, maar toonde ook de cruciale rol aan die gezaghebbende goedkeuringen spelen bij het vormgeven van onderhandelingsresultaten. Het benutten van de geloofwaardigheid van externe autoriteiten leverde onze klant een aanzienlijk voordeel op en verhoogde zijn onderhandelingspositie door de gepercipieerde waarde en werkzaamheid van zijn medicijn te vergroten. Deze aanpak onderstreept hoe het strategisch betrekken van gerespecteerde stemmen percepties effectief kan veranderen en een meer overtuigende case kan creëren in complexe onderhandelingen.
De juiste communicatiekanalen kiezen
Het is cruciaal om je berichten te delen via kanalen die je publiek vertrouwt en gebruikt. Voor bedrijven kunnen dit sectormagazines, gerenommeerde nieuwsbronnen of sociale media met invloedrijke figuren zijn. Het is belangrijk om je boodschap voor elk platform aan te passen; wat werkt in een rapport werkt misschien niet op Twitter. Succesvolle communicatie betekent het creëren van berichten die weerklank vinden bij je publiek en hen voorbereiden op positieve onderhandelingen.
Het belang van subtiel zijn
Een groot deel van effectieve preconditionering is ervoor zorgen dat je inspanningen niet voor de hand liggen. Als mensen zich niet realiseren dat ze beïnvloed worden, staan ze er meer voor open. Deze aanpak zorgt ervoor dat je begeleiding wordt gezien als oprecht advies, niet als manipulatie.
Voorbeeld in IT:
In samenwerking met een IT-klant die zich richt op B2B-softwareoplossingen, ondersteunden we hun onderhandelingsuitdaging om over te stappen op modulaire softwarepakketten, een stap die is gericht op het verminderen van de complexiteit en de kosten die gepaard gaan met op maat gemaakte oplossingen voor elke klant. Ondanks de duidelijke voordelen waren klanten huiverig om af te stappen van op maat gemaakte systemen vanwege hun voorkeur voor gepersonaliseerde oplossingen. Onze aanpak was om deze denkwijze subtiel te veranderen. Over een periode van negen maanden implementeerden we een strategie die de inefficiënties en financiële lasten van het onderhouden van maatwerksoftware benadrukte. Via strategische communicatie bespraken we het werk en de kosten die updates met zich meebrengen en we maakten zelfs bepaalde diensten met tussenpozen onbeschikbaar om ons punt te onderstrepen. Bovendien deelden we een stappenplan voor ontwikkeling waarin de financiële en operationele voordelen van de overstap naar de modulaire aanpak werden beschreven.
Deze strategie van zachte overreding wierp zijn vruchten af. Na zes maanden consequent wijzen op de nadelen van maatwerkoplossingen zagen we een opmerkelijke verschuiving in de perceptie. Een van de klanten van de klant begon vragen te stellen over het verlagen van kosten en risico’s en toonde interesse in de modulaire softwarepakketten. Deze interesse verspreidde zich snel en binnen de volgende zes maanden was een meerderheid van de klanten van de klant overgestapt op modulaire oplossingen. Dit succesverhaal toont niet alleen de kracht aan van een goed doordachte en subtiel uitgevoerde strategie, maar onderstreept ook het principe van het beïnvloeden van besluitvorming op een manier die natuurlijk en ongedwongen aanvoelt, wat leidt tot afstemming op strategische doelstellingen zonder openlijke overreding.
Duidelijke en nauwkeurige berichten
In de stortvloed van informatie die vaak voorafgaat aan onderhandelingen, kan een duidelijke en directe boodschap opvallen. Het is belangrijk om beknopt en precies te zijn om ervoor te zorgen dat je punt wordt begrepen en onthouden. Daarom zijn preconditioneringsboodschappen vaak kort en bondig en gemakkelijk te onthouden.
De boodschap herhalen
Wanneer meerdere belanghebbenden na verloop van tijd dezelfde kernboodschap herhalen, wordt de impact ervan versterkt. Dit kan betrekking hebben op teamleden, het management en externe partners. Een boodschap die keer op keer wordt herhaald, kan percepties en verwachtingen aanzienlijk veranderen.
Voorbeeld met Donald Trump: Donald Trump is een meester geweest in de bovenstaande twee punten. 12 maanden voor de verkiezingen van 2020 communiceerde hij dat de verkiezingen gestolen zouden worden. Een boodschap die hij keer op keer herhaalde. Niet alleen dat, ook andere autoriteiten begonnen de boodschap te herhalen. Uiteindelijk geloofde een aanzienlijk deel van de Amerikaanse bevolking deze boodschap.
Conclusie
Het beheersen van preconditionering vereist geduld, strategisch denken en inzicht in psychologie. Door belangrijke spelers te identificeren, verstandig gebruik te maken van autoriteit en je strategieën subtiel te houden, kun je de uitkomst van onderhandelingen enorm beïnvloeden. De voorbeelden laten zien hoe effectief deze methoden kunnen zijn als ze met zorgvuldige planning en inzicht worden toegepast.
Marc Saris 
